GeoForum Summit 2024 kumppaneiden varausehdot

  1. Tapahtuma 

GeoForum Summit 2024
Tapahtuman ajankohta: 7.10.-8.10.2023
Tapahtumapaikka: Dipoli, Espoo
Tapahtuman järjestäjä
GeoForum Finland ry 

  1. Kumppanipaketit 

Järjestäjä vahvistaa 31.5.2024 mennessä tehdyt kumppanipaketit ja näyttelyvaraukset viimeistään 15.6.2024. Järjestäjän kirjallisesti vahvistama varaus on molempia osapuolia sitova. 

GeoForumin Finland ry varsinaiset jäsenet saavat 20 % jäsenalennuksen kaikista kumppanipaketeista.

  1. Näyttelytilat 

Kumppanipakettiin kuuluvan näyttelytilan sitova varaus tehdään sähköpostilla tapahtumajärjestäjälle. Viestissä on esitettävä sekä ensisijainen että vaihtoehtoinen alue.

Mikäli varattuun näyttelytilaan tulee näytteilleasettajan lisäksi muita organisaatioita, näytteilleasettajan tulee ilmoittaa siitä järjestäjälle organisaatioiden sisällyttämiseksi GeoForum Summitin näytteilleasettajaluetteloon viimeistään  25.8.2024. Näytteilleasettaja vastaa ilmoittamiensa organisaatioiden toimista kuin omastaan. 

Näytteilleasettaja ei saa ilman järjestäjän kirjallista lupaa luovuttaa/vuokrata edelleen näyttelytilaansa. 

  1. Hinnat ja maksuehdot 

Kumppanipakettien hinnat on ilmoitettu tapahtuman sivuilla. Järjestäjä laskuttaa kumppanipaketin kuukausi ennen varsinaista tapahtumaa.

Näyttelyosastoon sisältyy pöydät 150 x 80 cm ja sähköliitäntä (normaaliverkkovirta 220 V) Näyttelytilaan liittyvät muut tilaukset, kuten mahdolliset kalustevuokrat, tehdään erikseen. Nämä tilaukset eivät kuulu kumppanipaketin hintaan.

Kumppanipaketin sisältämän näyttelytilaan ei kuulu seinä- tai muita rakenteita.

Näyttelytilassa on käytettävissä Dipolin langaton verkko. 

Varaajan tulee ilmoittaa laskutusosoite varauksen yhteydessä. Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 

  1. Peruutus ja sopimuksen purkaminen 

Mikäli kumppani peruu osallistumisensa tapahtumaan laskutuspäivän jälkeen, ei perumiseen mennessä laskutettuja veloituksia palauteta. 

  1. Näytteille asettaminen ja osastojen purkaminen 

Tapahtumakumppanit vastaavat itse näyttelyosastojensa rakentamisesta, somistamisesta, purkamisesta, siivouksesta ja kuljetuksista ja niistä aiheutuvista kustannuksista. Rakentamisessa tulee ottaa huomioon, että toiminta pysyy oman näyttelyosaston sisäpuolella. 

Järjestäjällä on oikeus tarkastaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista ja somistamista koskevat suunnitelmat. 

Järjestäjällä on oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet, jotka ovat vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille tai yleisölle. 

Näyttelyosastojen purkamisen aloittamisessa on huomioitava se, että näyttelyn yleisilmeeseen ja hyvään henkeen kuuluu, että näyttelyalue on kaikille näyttelyvieraille nähtävissä ja koettavissa siihen asti, kun GeoForum Summit näyttely on avoinna ja kävijöillä on mahdollisuus tutustua osastoihin. 

Näytteilleasettajan tulee tyhjentää näyttelytila omista tavaroistaan ja kalusteistaan vuokra-ajan päättymiseen mennessä. 

  1. Näytteilleasettajan vastuu ja vakuuttaminen  

Näytteilleasettaja on koko tapahtuman ajan (sisältäen tapahtuman rakentamiseen ja purkamiseen varatun ajan) vastuussa oman näyttelyosastonsa rakenteista, tilaan tuoduista tavaroista, kalusteista ja laitteista sekä niiden mahdollisesti kiinteistölle ja kolmannelle osapuolelle aiheuttamista vahingoista. Edellä mainitusta syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeellisiksi katsomistaan vastuu-, vahinko- ym. vakuutuksista. 

Mikäli näytteilleasettaja aiheuttaa vuokraamansa näyttelytilaan tai näissä tiloissa oleville välineille tai asennuksille vahinkoa tai sellaisia muutoksia, joiden ennalleen saattaminen aiheuttaa kustannuksia järjestäjälle, tulee näytteilleasettajan korvata tämä vahinko ja kustannukset riippumatta siitä onko vahingon tai kustannusten syynä ollut vuokralaisen tahallinen tai huolimaton toiminta. 

Näytteilleasettaja on vastuussa vuokraamansa tilan tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta siihen kuntoon, jossa ne olivat ennen vuokra-ajan alkamista. Muussa tapauksessa vuokralaisen tulee korvata järjestäjälle vuokrattujen tilojen tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta aiheutuvat kustannukset. 

Näyttelyesineet ja henkilökohtaiset tavarat ovat näytteilleasettajien omalla vastuulla. Jos näyttelytilassanne on helposti mukaan lähtevää irtotavaraa, älkää jättäkö sitä ilman valvontaa osastolle. Näyttelyn sulkeuduttua ottakaa arvotavarat mukaanne tai sulkekaa ne lukittuihin kaappeihin. 

  1. Yleistä 

Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden tapahtuman peruuttamiseen, siirtämiseen toiseen ajankohtaan tai muuttaa tapahtuma virtuaalitoteutukseksi, jos tapahtumaa ei voida järjestää edellä mainittuna aikana esimerkiksi viranomaismääräyksistä johtuen. Tällaisessa tapauksessa kumppanille palautetaan peritystä tapahtumamaksusta se osuus, jonka Dipoli palauttaa järjestäjälle.

GeoForum Finland ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä verkkosivuillaan olevaa tietosuojaselostetta.

GeoForum Finland ry toimittaa luettelon näytteilleasettajista täydellisin yhteystiedoin, sisältäen myös sähköpostiosoitteet ja y-tunnukset, Dipolille.